Zeitmanagement

So gewinnen Führungskräfte mehr Zeit

Meine Beobachtung ist: Zeit ist das knappste Gut im Arbeitsleben von vielen Führungskräften. Gerade im Gesundheitswesen, denn hier sind die Führungskräfte selbst auf höchster Managementebene tief im Tagesgeschäft involviert, z.B. Chefärzte*, Oberärzte, Pflegedienstleitungen, Teamleitungen oder Praxisinhaber.
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Vielfach ist das Tagesgeschäft so dominant, dass der Anteil der Arbeit am Unternehmen gegen den Anteil im Unternehmen verschwindend gering ist. Ich bin seit 20 Jahren Organisationsberaterin und früher hätte ich gesagt: Das ist kein gesundes Organisationsmodell für ein Unternehmen. Mittlerweile bin ich auch Business Coach und mein Blick auf die Arbeitswelt hat sich nochmal geändert: Ich schaue nämlich nicht nur durch die Brille der „idealen Organisation“, sondern ebenso durch die Brille der „persönliche Ressourcen“.

Baustein 1: Was ist mein persönlicher Schwerpunkt?

Durch die Brille der „persönlichen Ressourcen“ betrachtet, interessiert es mich, was eine Führungskraft gut kann, was sie gerne macht und wo sie ihre persönlichen Schwerpunkte setzen möchte. Die Frage, die ich gerne stelle, lautet „Wofür möchten Sie wahrgenommen werden?“.

Dieser Blick auf die eigene Führungsrolle mag vielleicht im ersten Moment befremdlich sein. Aber er eröffnet einen Raum voller Selbstbestimmung und Wahlfreiheit, und das hört sich doch besser an als „Sicherstellung des kompletten Leistungsspektrums“, oder?

Bausteine 2: Was mache ich nicht (mehr)?

Gut, gehen wir davon aus, Sie haben den Punkt „Was ist mein persönliches Herzensthema in meiner Arbeit?“ für sich klar. Wenn Sie dort stehen bleiben würden, dann hätten Sie jetzt noch mehr Arbeit und noch weniger Zeit als zuvor – denn Sie würden alles machen wie bisher plus Ihren Schwerpunkt mit zusätzlicher Leidenschaft betreiben. Das klappt nicht!

Die Rechnung geht erst auf, wenn Sie jetzt anfangen zu streichen. Die entscheidende Frage lautet nun „Wenn ich meinen Schwerpunkt in den Mittelpunkt meiner Arbeit stelle, was mache ich dann nicht (mehr)?“.

Wofür möchten Sie nicht zwingend wahrgenommen werden? Was können andere im Team vielleicht besser oder genauso gut? Woran haben andere im Team vielleicht mehr Freude oder wofür mehr Interesse? Erstellen Sie eine Liste von Tätigkeiten, die Sie ins Team hineingeben möchten oder worauf Sie vielleicht sogar vollständig verzichten können.

Baustein 3: Was ist eine gute Aufgabenverteilung im Team?

Die zentrale Frage ist natürlich, ob Sie die richtigen Leute im Team haben und vor allem auch: genug Leute! Wenn hier Defizite vorliegen, dann gehören diese zu den Cheftätigkeiten, die Sie tatsächlich persönlich und mit Priorität in die Hand nehmen sollten! Denn wenn Sie dauerhaft unterbesetzt sind oder nicht die richtigen Leute im Team haben, kostet das nicht nur Ihre Kraft, sondern reibt auch die Teammitglieder auf.

Sind Sie mit Ihren Team-Ressourcen gut aufgestellt, dann gibt es zwei grundlegend voneinander abzugrenzende Techniken, um die Aufgaben im Team gut zu verteilen: Delegation und Selbstorganisation.

Organisationsform: Delegation oder Selbstorganisation

Bei der Delegation haben Sie persönlich den Gesamtüberblick, Sie verteilen die Aufgaben im Team, und die Fäden laufen letztendlich bei Ihnen zusammen. Dafür müssen Sie Zeit einkalkulieren.

Bei der Selbstorganisation hat das Team den Gesamtüberblick und Sie schaffen im Team einen Rahmen mit Meetings, Regeln und Arbeitsweisen, in dem jeder eigenverantwortlich mitwirkt. Die Aufrechterhaltung dieses Rahmens erfordert wiederum eine Zeitinvestition von Ihnen und Ihren Teammitgliedern. In einer Selbstorganisation können die Aufgaben und die Aufgabenverteilung im Team zwar variieren (im Gegensatz zur klassischen „Stellenbeschreibung“), aber die Arbeitsweise im Team bleibt gleich. Selbstorganisation als Organisationsform wird auch synonym für agiles Arbeiten verwendet.

Die Abgrenzung von Delegation und Selbstorganisation ist eine theoretische, praktisch gibt es viele Mischformen.

Wie fange ich an?

Die höchste Identifikation und Motivation entsteht, wenn alle das Gefühl haben, ihre Stärken, Wünsche und Werte im Arbeitsalltag leben zu können! Daher ist unabhängig vom Modell Delegation oder Selbstorganisation die gleiche Frage, die Sie sich zuvor selbst gestellt haben, ein guter Einstieg, diesmal aber an Ihre Teammitglieder: „Wofür möchten Sie gerne wahrgenommen werden?“.

Stellen Sie diese Frage Ihren Teammitglieder und steigen Sie ein in einen Dialog – einzeln und im Team! Ein guter Coach bzw. auch Teamcoach können hilfreich sein, wenn es um das sich selbst Erkennen geht oder wenn eine Reorganisation ansteht.

Fazit: Mehr Zeit für Sie

Wenn Sie diese Bausteine umsetzen, dann werden Sie eine zeitliche Entlastung erreichen.

So gewinnen Sie als Führungskraft mehr Zeit

Und da Sie sich zudem etwas mehr Herzblut, Flow und Freude in Ihr Arbeitsleben einladen, werden Sie nicht nur eine Zeitersparnis gewinnen, sondern auch mehr Kraft in der zur Verfügung stehenden Zeit zur Verfügung haben.

Wenn Sie dabei Unterstützung wünschen, dann können Sie hier bei coachii ganz viele erfahrene Coaches kennenlernen, die Ihnen liebend gerne für eine Zeit zur Seite stehen möchten! Ich auch! Gerade die Mischung aus persönlichen Zielen und Organisationszielen im Gesundheitswesen ist mein Spezialgebiet. 

Alles Gute Für Sie!

* Ich verwende die männliche Schreibform, schließe damit aber ausdrücklich alle Leser ein!

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Geschrieben von

Astrid Schroeder
Business Coach für Frauen in der Medizin
Du hast viele Ziele und möchtest diese auf Deine eigene Art verwirklichen. Der Alltag stellt Dich aber vor vielfältige Herausforderungen. Es reicht nicht, generell ehrgeizig, engagiert und achtsam zu sein. Du benötigst Klarheit und clevere Lösungen.

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  1. […] Artikel wurde als Gastartikel auch auf der Plattform coachii veröffentlicht, wo sich verschiedene Coaches mit ihrem Leistungsspektrum […]

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